Inbox Zero gebruiken in combinatie met Perfectview
3x per dag e-mail checken en dan eind van de dag een lege inbox. Dat geeft een heerlijk opgeruimd gevoel. En toch ook de zekerheid dat je niets vergeet. Ik doe dat door gebruik te maken van Online CRM PerfectView, en mijn Google Calender.
3x per dag e-mail checken en dan eind van de dag een lege inbox. Dat geeft een heerlijk opgeruimd gevoel. En toch ook de zekerheid dat je niets vergeet. Ik doe dat door gebruik te maken van Online CRM PerfectView, en mijn Google Calender. Zie hier de techtalk uit 2007 bij Google door Merlin Mann nog steed sactueel.
Dit zijn de 5 stapppen om dat voor elkaar te krijgen .
Delete, verwijderen.
Dit lijkt de meest eenvoudige stap maar is best ingewikkeld. Het spam filter van Gmail werkt heel goed en soms zelfs te goed. Af en toe in de spambox spieken wil helpen om e-mail die niet verwijderd hoefde te worden weer terug te halen.
Daarnaast kan je in je e-mail programma regels instellen om e-mail uit de inbox te houden en bijvoorbeeld in de map "later lezen" op te slaan. Typisch iets voor nieuwsbrieven.
Delegate, delegeren
Heb ik eerst informatie van iemand anders nodig, of is het een klus voor iemand anders? Ik maak een taak, eventueel bij een project en delegeer deze naar een collega.
Of ik stuur de e-mail door met mijn persoonlijke Perfectview e-mail adres in de bcc PerfectView zorgt ervoor dat deze niet wordt afgesloten en komt dan vanzelf in de activiteitenlijst "emails", zodat ik het in de gaten kan houden.
Respond, reageren
Sommige mail kan je meteen antwoorden, dus dat doe je meteen. Is het een belangrijke mail die ik wil bewaren dan gaat mijn persoonlijk Perfectview e-mails adres in de bcc zodat de e-mail in Perfectview wordt bewaard.
Defer, inplannen
De vraag in de e-mail duurt zeker langer dan twee minuten. Een taak aanmaken, eventueel bij een project, en deze inplannen op een bepaalde dag en tijd.
Do, doen.
Sommige klussen kan je meteen uitvoeren, als het niet langer duurt dan een paar minuten meteen doen. Vaak maak ik wel een activiteit aan ( taak, support, klacht ) aan zodat ik het weer kan terugvinden dat ik het gedaan heb.